オフィス移転最大のハードル?知っておきたい入居審査の流れ

気に入ったオフィスに出会えたし、申し込み書類も提出完了。ここまできたら、さあ契約だ!と意気込んでしまいますが、その前に越えなければならない「入居審査」があります。入居審査とは、オーナーさまが申し込み書類を提出した企業さまにオフィスを貸しても良いかどうかを検討することを指します。オフィス移転の場合、一般的な個人の引っ越しの際の審査よりも額面が高いことから様々な情報を求められます。そのため必要な情報をしっかり伝達していないと、審査落ちして悔しい想いをするケースも多いです。今回はそんな入居審査の流れ、そして押さえておきたいポイントをご紹介します!
 

入居審査の流れ

入居審査についてまず理解しておきたい点が審査前後の流れ。オフィス移転自体そう何度も経験するわけではないので、なかなか知る機会は少ないかもしれませんが、下記の図のようなフローになっています。なお、移転の流れについては「移転担当者が知っておくべきオフィス移転の基本」もご参考ください。

移転の検討を開始してから、物件を選定し内見。気に入ったら申し込み、という流れです。そして、入居審査の壁が立ちはだかります。見事この壁を乗り越えると、契約、内装設計、工事、移転、旧オフィスの原状回復、旧オフィスの引き渡し・・・・と進んでいきます。時間をかけて移転のプロジェクトを進めてきた企業さまも、この入居審査に通らなければ努力が水の泡になることも。そんな状況をできるだけ避けるためにも以下の内容を参考に、入居審査に向けて準備できることはやっておきましょう。

 

審査に必要な書類

入居審査では一般的に以下のような必要書類の提出が求められます。
 

  • 申込書
  • 登記簿謄本
  • 会社概要
  • 事業計画書
  • 決算書(1〜3期分)

ただし、設立間もない会社では信頼の担保という観点から代表者の経歴や資産状況なども確認される場合があります。これらの書類はオーナーさまに申込書を送った後、すぐに提出することが望ましいです。なぜなら必要な情報が揃わないと入居審査に取りかかれないから。スピード感を持って必要書類を提出することも信頼の担保に一役買うことがあるので、目星を付けた物件を内見し始めるタイミングまでに準備しておくと良いでしょう。
 

入居審査の基準って?

審査基準についてはビルオーナーによって少々違いがあるものの、以下の点をもとに審査される場合が多いです。

  • 業種・事業内容を見る(クレームがつきやすいか、来客が多いか)
  • 法人としての支払能力(賃料を支払い続けられる体力)があるかを見る
  • 代表者に信頼性があるかを見る
  • 連帯保証人の支払能力があるかを見る
  • 過去の支払実績
  • 帝国データバンクの情報
  • 事業としての将来性

これらを見てわかるように審査で重要なのが会社の信用度。会社の評判や印象は時として入居している建物自体の評判まで下げてしまう可能性もあるため、じっくり検討されることも少なくありません。企業さまによっては、なかなか調整しづらい部分もあるかもしれませんが、前述の書類をスピーディに用意して移転パートナーである仲介業者と打ちあわせるなど、きちんと企業としての良いポイントを伝えられるように対策することをおすすめします!

2つのタイプのビルオーナー

「審査基準についてはビルオーナーによって少々違いがあるものの」とありましたが、同じ入居審査でもオーナーのタイプによって審査の傾向が違ってきます。タイプは以下の通り、大きく分けて2種類です。

その街に根下ろした不動産管理会社

ベンチャー企業に理解がある、堅い業種が好き、長期にわたり入居してくれる借主を好む、など好みが分かれる

(大手の)デベロッパー、管理会社

「支払能力」や「帝国データバンク」など、数字面をきっちり見る

ベンチャー・スタートアップの企業さまの場合、どちらかと言えば地場の不動産管理会社オーナーの方が審査に通りやすい傾向にありますが、そのオーナーの好みに左右されるため、審査の基準について予測しにくい部分もあります。一方大手不動産会社などデベロッパーがオーナーの場合、数字面を重視した審査が一般的です。そのため事業としての将来性を数字で見通せていれば、しっかりみてくれるというメリットがあります。なかなか一筋縄にはいかないですが、少なくともこのような傾向を理解して準備すると審査に通る可能性が大きくなるかもしれませんね。

まとめ

今回は、オフィス移転で大きなハードルとなる入居審査について紹介させていただきました。まずは、審査の流れをよく理解すること。そして、ビルオーナーの傾向に基づいて信頼の担保を心がけて準備すること。ポイントを押さえることで、審査の壁を乗り越える確率を少しでも上げておくことが、素敵なオフィス移転の実現に近づく第一歩となります。
 
スイッチオフィスではオフィス移転を成長の好機とすべく、移転計画を共につくるところから実際の入居にいたるまでお手伝いしておりますので、審査についてもっと知りたいと思われた方はぜひお気軽にご相談ください。

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