オフィス移転を成長の好機に変える4つのポイント

オフィスの移転に携わるほとんどの方がおそらく思われる、「移転費用ってめちゃくちゃ高い!」という事実。スイッチオフィスを運営するヒトカラメディアも移転のたびにかかる多額の費用にがんばって向き合っています。移転費用を大幅に削減できる居抜きが人気なのも納得……といった感じなのですが、では、たとえば現在15名の移転検討中の会社があったとして、次に移転するオフィスが下記の要件だったとします。

広さ:60坪(30名がゆったり働ける広さ)
坪単価(共益費込み):2万円/坪(渋谷だとかなり安い坪単価)
敷金:8ヶ月分
仲介手数料:1ヶ月分
内装費用:15万円/坪(デザイン面にはそこまでこだわれない費用感)

概算にはなりますが上記の要件を元に計算すると、移転するだけで約2,000万円もの費用がかかることになります。15名ほどの会社が普段の経営活動の中でこれだけの金額をキャッシュアウトする機会はそうそうないでしょう。もちろんここから費用を削減することはできなくはないです。坪単価1万円前半のエリアに要件を変えたり、内装は最低限の簡素なものに変えて10万円/坪でなんとか抑えたり、保証金減額サービスを用いたりと、やれることはあるのですが、それでも多額の費用がかかることには変わりありません。

さて、前置きが長くなりましたが、この額の出費は会社にとって重要な決断です。組織規模の拡大をするための手段として拡大移転を行うわけですから、「投資」と言っても過言ではありません。「移転してみたらすぐに狭くなってしまった」、そんな事態を避けるためにも、なんとなく「渋谷で 60坪くらいかな?」といった要件でなく、自分自身の企業の「これから」をしっかりと整理して、次のオフィスはどうあるべきかという点から可能性を広げ、収束させていくことが重要になってきます。

そして今回の記事では更に踏み込んで、このオフィス移転というタイミングを企業の成長のきっかけに変えられないか?というテーマで考えてみたいと思います。数年に一度のオフィス移転を、ただただ費用がかかる引っ越しにしちゃうのはもったいないですよね。それでは見てみましょう。

①メンバーを巻き込む

ほとんどの移転プロジェクトは経営層と一部の移転担当者の中で進んでいくケースが多いかと思います。水面下で移転先のオフィスも決め、内装デザインの初回案が出たあたりで、社内で公表、といった具合ですね。もちろん「移転する」という情報は会社にとってはコンプライアンス性の高い情報なので取扱い注意ではありますが、あえて社内にはオープンにしてメンバーを巻き込んでいくと、面白い旨味が出てきます。

まず大きいのがメンバーの意見を聞けること。もちろん「次のオフィス、どんなものがほしい?」というようなさらっとした聞き方だと「本当にそれ要る?」という要望が出てきて収拾つかなくなるパターンもあるのですが、どんな空間であればもっと作業や連携の効率が上がるのか、組織の規模が拡大するのに応じてどんなチームを目指すべきなのか、それに適した仕掛けはどんなものがあるのか、来客者にはどんな印象を感じてもらいたいのかetc…実は移転のタイミングはこういった普段できない話をみんなでやるチャンスです。

一緒にプロジェクトを進めているというプロセス自体も、チームビルディングや階層間の意思疎通にも寄与する部分があります。そして移転後に、その移転ストーリーや出来上がった空間をメンバーのみなさまが語れる、というのも良いですね。会社の規模が大きくなるに従って、全員を巻き込む、というのはどんどん難しくなってくるとは思いますが、一考の価値ありです。

②組織の課題を洗い出す

上記の①にも絡むのですが、移転のタイミングはいまの組織の課題についてネガティブではなく、フラットにかつ前向きに聞けるチャンスです。特に拡張移転になると、移転後も引き続き組織の拡大を続けるのでより「強固」なチームが求められるようになります。そして課題の内容によっては空間やツールで解決できるものがあったり、新しい制度やルールを導入することで改善されるものがあったり。日々の業務の中ではなかなかタッチできない組織の課題を把握し、内容によってはこのタイミングで解決できます。ぜひそういった機会を設けてみてはいかがでしょうか?

③発信材料として活かす

移転は会社にとって重要な意思決定の連続です。このプロセスをひとつのストーリーとして社外に発信することで、働く場や働き方や実際に働いているメンバーに対してどんな考え方、スタンスを持っているのかを伝えることができます。単に理念やバリュー、考え方などを紹介するのではなく、「それらを元にどうジャッジしていったのか」という決断を伝えることができます。より説得力も増しますよね。次のオフィスに移転した後に入社してくるメンバーにも、当時の状況を伝えられる好材料になると思います。

④最良のパートナーを見つける

上記①~③をご紹介しましたが、正直移転プロジェクトはタスクも膨大で、「きちんと移転する」だけでもけっこういっぱいいっぱい。通常業務の上に移転担当者としての仕事が乗っかり、そこにアドオンする形で①~③を実現しようとなるとなかなか負荷は高い、というか現実的ではありませんね。

そこで必須なのが、自社のことを「理解」してくれる、仲介パートナー、内装パートナーです。先回りしてくれたり、プロジェクトをうまくリードしてくれたり、「やり取り進めやすいな」と思えるパートナーを見つけるのが、オフィス移転プロジェクト成功の鍵を握るかもしれません。

最後に

通常業務もある中でのオフィス移転プロジェクトの推進はなかなか大変な役割です。その中でさらに+αを実現していくのはもっと大変です。ですが、ちょっと進め方を工夫してみると何かが変わる、オフィス移転はそんな可能性を秘めています。①~④の通りにやる必要は全くないですが、オフィス移転というタイミングをチャンスだったり成長の好機として捉え、小さなアクションでもいいのでやってみることをおすすめします。

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