スムーズなオフィス移転を実現するためには、計画段階から移転完了までの具体的なオフィス移転スケジュールを立てることが大切です。本記事では、オフィス移転のスケジュールに関する基本的な考え方から、抑えるべきポイント、さらに、どのタイミングで何が必要になるのか、オフィス移転スケジュールの詳細な内容についても解説していきます。
最後にはオフィス移転でやることをまとめた『オフィス移転チェックリスト』もご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転のスケジュールの立て方
オフィス移転の流れは、大きく以下の5つのステップに分けられ、一般的には移転の計画〜完了まで6〜8ヵ月程度の期間がかかります。
これらのステップとオフィス移転にかかる期間を見込んで、自社の状況に適したオフィス移転スケジュールを計画しましょう。
オフィス移転の詳しいスケジュール
では、一般的なオフィス移転期間である6〜8ヵ月の間に、いつどのようなことが必要になるのか、さらに詳しいオフィス移転のスケジュールを確認していきましょう。
オフィス移転日の6ヶ月以上前
まず、移転プロジェクトの全体像を設計し、プロジェクトチームを立ち上げましょう。同時に、移転時期・予算の計画や、担当者の選定と役割分担を進めます。この段階では、移転によってどのようなオフィス・働き方を実現したいのか、目的や要件を明確にすることが重要です。移転後の具体的なイメージを持つことが、その後の計画をスムーズに進めるうえで重要となります。
オフィス移転日の6ヶ月前
オフィス移転日から6ヶ月前には、物件探しを本格化させましょう。不動産会社へ相談をして物件情報を集め、スペースや設備が要件を満たす物件があるか、内見も進めていきます。同時に、現オフィスの解約手続きを開始し、契約内容に基づいた解約通知を提出します。他にも、現オフィス退去に伴う原状回復や引っ越しの見積もり依頼なども進めておくことが大切です。
オフィス移転日の5カ月前
物件が見つかった後は、新オフィスのレイアウトや内装設計を進めます。移転後にスムーズな業務開始ができるよう、この段階でITインフラや通信設備の要件も詳しく詰めておくことが重要です。また、この頃には、移転に関する社内通知や説明会により、従業員への周知と協力依頼を行います。
オフィス移転日の4ヶ月前
移転先や内装・レイアウトの詳細が固まってきた段階で、計画の進捗確認や見直しを行い、移転の目的に沿った計画になっているか、予算に収まっているかなど、振り返りを行いましょう。コストの調整が必要な場合には、現オフィスの家具や什器の転用が可能かなども確認します。
オフィス移転日の3ヶ月前
いよいよ内装工事を専門業者へ発注し、必要な建築許可の取得や、移転に関わる法的な手続きを進めます。同時に、引っ越し業者・ネットワーク設備の移設業者など、内装工事完了後に必要な専門業者の選定も進めます。オフィス移転のスケジュールに合わせ、各業者と作業の詳細な予定を確認していきましょう。
オフィス移転日の2ヶ月前
オフィスの内装工事が本格化し、電気や通信設備の導入が始まります。この段階では、従業員に対して新オフィス移転後の設備や運用に関する説明会なども実施しておくとよいでしょう。
オフィス移転日の1ヶ月前
オフィス移転に伴う引っ越し・物品搬入のスケジュールについて、各部署からの要望を基に、最終的な段取りの調整を行います。現オフィス退去に向けて、オフィスクリーニングや原状回復の対応も進めておきましょう。
オフィス移転日の2週間前
委託業者と引っ越し当日のスケジュールを詳細に確認し、当日の作業の流れや役割分担について、プロジェクトメンバーや全従業員に詳しく周知します。
オフィス移転日の1週間前
引っ越し当日に向けて、運搬資材の梱包作業を開始します。移転後スムーズに業務を再開できるよう、業務上重要なIT機器や設備、書類などの運搬準備を最優先で行うことをおすすめします。スケジュールに沿ってオフィス移転が計画通り進むよう最終確認を行い、問題があれば迅速に対応します。
オフィス移転当日にすべきこと
オフィス移転当日には、搬出と搬入がスムーズに行われるよう、まず全ての荷物が適切に梱包され、明確にラベル付けされているかを再確認しましょう。確認後、引っ越し業者と当日のオフィス移転に関するスケジュールを最終確認し、荷物の搬出と搬入を進めます。
引っ越し作業の完了後には、ネットワーク環境をはじめ、新しいオフィス空間が予定通りにセットアップされ、すべてが機能しているかどうかをプロジェクトチームで最終確認します。
オフィス移転のプロが考える、スケジュールのポイント
最後に、数多くのオフィス移転支援を行ってきた『スイッチオフィス』が考える、オフィス移転のスケジュールを立てるうえで押さえておきたいポイントをご紹介します。
［ポイントーその①］余裕を持ったスケジュール策定
オフィス移転を成功させるためには、綿密なスケジュール管理が欠かせません。まず、移転日から逆算して計画を立てることが重要です。オフィス物件は非常に流動的で、自社に適合する理想的な物件に出会うまでに時間がかかる場合があります。また、理想とする物件に空きがでた場合にすぐに決断できるよう条件や体制をあらかじめ整えておくことも大切です。遅くとも6か月前には物件選定を開始し、3か月前には内装工事やインフラ整備を進めるなど、段階的な計画が鍵となります。また、各タスクに担当者を割り当て、定期的に進捗を確認することでトラブルを未然に防ぎます。
［ポイントーその②］オフィス移転の”プロ”の力を借りる
オフィス移転は、物件探しから始まり、レイアウト設計、内装工事、引越し、IT環境の整備、各種手続きなど、多岐にわたる業務が発生し、非常に複雑なプロジェクトです。
企業にとって、オフィス移転は本業ではありません。また、通常業務にプラスされる形で移転に関わる業務が発生することがほとんどのため、通常業務が圧迫されたり、業務過多に陥ることもめずしくありません。それを回避する方法の一つに、オフィス移転を専門とするプロジェクトマネージャー（以下「PM」）にオフィス移転のリードをお願いする方法があります。
オフィス移転専門のPMは豊富な知識と経験で移転プロジェクトを効率的に進め、適切なスケジュール管理、業者選定、交渉などを行うことで、時間とコストを節約しながらリスクを最小限に抑えます。
特にオフィス面積が広いなど、移転規模が大きい場合や限られた期間で移転を完了させなければならない場合、過去にオフィス移転の経験が少ない場合はプロジェクトマネジメントのプロに依頼することで、オフィス移転を成功させる可能性を高め、スムーズな移転を実現することができます。
まとめ｜オフィス移転スケジュールチェックリスト
オフィス移転のステップは多岐にわたるため、計画的なスケジュール設計と進行管理が非常に重要になります。本記事でご紹介した内容とあわせて、以下の『オフィス移転のタイミング別チェックリスト』も活用しながら、各フェーズごとにやることを正確に把握し、スケジュールに沿った、スムーズなオフィス移転を実現しましょう。
「スイッチオフィス」では、豊富な移転支援実績をもとに、オフィス移転に関するご相談も承っております。ご検討中の企業様は、ぜひ『スイッチオフィス』までご相談ください。
オフィス移転のタイミング別チェックリスト
□ | オフィス移転日の6ヶ月より前 | ・プロジェクトチームの組成 |
□ | オフィス移転日の6ヶ月前 | ・新オフィスの物件選定、契約締結 |
□ | オフィス移転日の5カ月前 | ・新オフィスのレイアウト計画と内装デザインの策定 |
□ | オフィス移転日の4ヶ月前 | ・レイアウト計画、内装デザインの最終調整 |
□ | オフィス移転日の3ヶ月前 | ・内装工事の発注 |
□ | オフィス移転日の2ヶ月前 | ・内装工事の進行・従業員トレーニングの実施 |
□ | オフィス移転日の1ヶ月前 | ・物品搬入スケジュールの最終確認 |
□ | オフィス移転日の2週間前 | ・内装業者や引越し業者との最終調整、打ち合わせ |
□ | オフィス移転日の1週間前 | ・引っ越し荷物の梱包作業とIT設備の移設 |
□ | オフィス移転当日 | ・荷物の最終確認 |
監修
木幡 大地
株式会社ヒトカラメディア / 企画営業部 事業部長
大学卒業後、3社を経てヒトカラメディアへ入社。10年以上、一貫してオフィスビルの賃貸仲介業に従事。現在は株式会社ヒトカラメディアの企画営業部事業部長として、スタートアップから大企業まで、さまざまな企業のオフィス移転の支援を行う。その知識量と経験、都心部のビル事情をほぼ把握していることから業界内では”ビルマニア”として知られ、独自のリサーチからはじき出された『オフィス坪単価マップ』は毎年注目を集めている。『日本経済新聞』『東洋経済』『ITmedia』『NHK WORLD-JAPAN』等、多数の取材実績あり。
執筆者
スイッチオフィス編集部
居抜きオフィスからセットアップオフィス、コスパの高い通常オフィスまで、成長企業のためのコスパの高い物件を紹介している「スイッチオフィス」。スイッチオフィス編集部では、物件情報だけでなく、物件探しから内装デザイン、諸工事、引越しまで、オフィス探しやオフィス移転に関する様々なお役立ち情報を発信しています。
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