働き方改革やリモートワークの普及により、オフィスの在り方が大きく変化しています。そんな中、改めて重要視されているのがオフィスレイアウトです。オフィスレイアウトは、従業員の生産性やコミュニケーション、企業文化にまで影響を与える重要な要素です。この記事では、レイアウトとゾーニングの違い、オフィスレイアウト変更による効果、そして具体的なオフィスレイアウトの事例まで、詳しく解説していきます。
目次
オフィスレイアウトの重要性
オフィスレイアウトは、単に机や椅子を配置することではありません。従業員の働き方やコミュニケーション、さらには企業文化にまで影響を与える重要な要素です。適切なオフィスレイアウトは、従業員の生産性向上、コミュニケーションの活性化、企業イメージの向上など、さまざまなメリットをもたらします。
レイアウトとゾーニングの違い
「レイアウト」と「ゾーニング」は、どちらもオフィス空間をデザインする上で重要な概念ですが、その意味合いは異なります。
レイアウト | ゾーニング |
オフィスで実現したい状況を踏まえ、壁、設備、什器などをどのように配置するかという具体的な計画を指します。 | オフィス空間を「執務エリア」「会議エリア」「リフレッシュエリア」など、目的や機能別に区分けし、その配置を構成することを指します。 |
ゾーニングは、オフィス全体の空間設計における大枠を定めるものであり、レイアウトはそのゾーニングに基づいて具体的な壁や什器などの配置を行うものです。違いを正しく理解して、最適なプランニングを行いましょう。
オフィスレイアウトで何が変わる？
オフィスレイアウトを変更することで、以下のような効果が期待できます。
メンバー間のコミュニケーションの最適化・活性化
適切なレイアウトは、部署間の連携をスムーズにし、偶発的なコミュニケーションを促進します。例えば、仕切りを低くしたり、オープンなレイアウトの執務エリアを設けることで、部署を超えた交流が生まれやすくなり、新しいアイデアやイノベーションが生まれる可能性が高まります。また、カフェのようなレイアウトのコミュニケーションスペースを設けることで、リラックスした雰囲気の中でコミュニケーションを促進することも可能です。
リモートワーク・オンラインMTGなどの新しい働き方への適応
リモートワークの普及により、オフィスにはオンラインMTG用の個室や、集中作業用のブースなど、新しい機能が求められています。これらのニーズに対応したワークブースの設置や、フリーアドレスなどを想定したオフィスのレイアウト変更は、従業員の多様な働き方をサポートし、生産性やエンゲージメントの向上に貢献します。また、柔軟なワークスタイルの提供は、企業のイメージアップにもつながるため、優秀な人材の確保においても効果を発揮するでしょう。
レイアウト効率・MTGや業務の生産性
無駄なスペースを削減し、動線を最適化することで、オフィス全体のレイアウト効率を向上させることができます。例えば、使用頻度の低い会議室を縮小したり、柱の周りや窓際など、デッドスペースになりやすいスペースを有効活用し、オープンミーティング兼フリーアドレススペースや収納スペースとして活用することで、執務エリアを広げることが可能です。また、会議室内の配置や設備を見直すことで、会議の生産性を高めることも可能です。例えば、各会議室にホワイトボードやプロジェクター・大型モニターを常設したり、壁付けにしたりするなど、様々な会議・ミーティングの形式に対応した設備を整えることで、スムーズな業務進行をサポートできます。
オフィスレイアウトのデスク配置4パターン
オフィスのレイアウトは、企業の生産性や従業員の満足度に大きく影響します。働き方や企業文化に合わせて最適なレイアウトを選ぶことが重要です。オフィスレイアウトには、島型、対向型、背面型、ブース型、クロス型など、さまざまな種類がありますが、それぞれのレイアウトにメリットとデメリットがあり、企業のニーズや働き方に合わせて選択する必要があります。
島型のデスク配置
島型レイアウトは、複数のデスクを向かい合わせまたは隣り合わせに配置するレイアウトです。部署やチームごとに島を作ることで、コミュニケーションが活発になり、チームワークが向上しやすいというメリットがあります。情報共有や相談がしやすい環境は、業務効率の向上にもつながります。一方で、個人の集中作業には不向きな場合があり、周りの音が気になる、視界に入るものが多く気が散りやすいといった側面もあります。
対向型でコミュニケーションを取りやすく
島型のデスク配置の中でも、2つのデスクを向かい合わせに配置する対向型レイアウトは、コミュニケーションが取りやすく、ペアワークやOJTなど、密なコミュニケーションが必要な業務に適しています。また、互いの状況を把握しやすく、進捗管理もしやすいというメリットがあります。一方で、常に相手の視線が気になる、パーソナルスペースが狭く感じるといった声も聞かれます。
集中作業しながら必要な時だけ会話ができる背面型
島型のデスク配置でも、デスクを背中合わせに配置する背面型は、レイアウトです。他の人の視線が気にならず、集中作業に適しています。個人の作業スペースが確保されるため、資料を広げたり、電話対応など、周囲に気を遣う作業にも向いています。加えて、くるっと振り向けばお互いの画面が見え、お互いの画面が共有しやすいというメリットもあり、コミュニケーションが取りやすくなります。一方で、作業中にお互いの顔が見えないために、チームの一体感を感じにくいという側面もあります。
カウンター型のデスク配置
壁や窓に沿ってハイテーブルとハイシェアを配置したカウンター型のデスク配置も最近増えてきています。窓際であれば外の景色を眺めながらリフレッシュを兼ねて仕事を進めることができ、また、壁に向いたカウンター席も個人の作業に集中できるというメリットがあります。
ブース型のデスク配置
ブース型レイアウトは、個々のデスクをパーテーションなどで区切ったレイアウトです。プライバシーが確保しやすく、集中作業に最適です。オンライン会議や電話など、周囲に気を遣う作業にも適しています。また、個人のスペースをカスタマイズできるため、作業効率を高めることができます。一方で、他のメンバーとの交流が減り、閉塞感や孤独感を感じやすいという側面もあります。
クロス型のデスク配置
クロス型レイアウトは、デスクを十字型に配置するレイアウトです。開放的でコミュニケーションが取りやすいというメリットがあり、部署間の交流を促進したい場合や、活発な意見交換が必要な場合にも適しています。一方で、対面の人と視線が合いやすく集中しにくい、自分の席の両サイドに人がいるため圧迫感があるといった側面もあります。
オフィスレイアウト変更で押さえるべきポイント
オフィスレイアウトは、企業文化や働き方を反映するだけでなく、生産性や従業員の満足度にも大きな影響を与えるため、変更はさまざまな視点から考慮して検討することをお薦めします。オフィスレイアウト変更を成功させるためには、以下のようなポイントを押さえることが重要です。
実現したいことを明確にする
まずは、オフィスレイアウト変更によって何を達成したいのかを明確にしましょう。「コミュニケーションを活性化したい」「集中できる環境を作りたい」「新しい働き方に対応したい」など、具体的な目標を設定することで、レイアウト変更の方向性が定まります。
例えば、コミュニケーションの活性化を目標とする場合は、部署間の仕切りを低くしたり、オープンなコミュニケーションスペースを設けるといったレイアウトが考えられます。集中できる環境を作りたい場合は、個別のワークスペースを確保したり、遮音性の高い素材を使用するなどの工夫が必要です。新しい働き方への対応としては、フリーアドレス制の導入や、業務内容に合わせて働けるスペース、オンライン会議用のスペースの確保などが挙げられます。
従業員の意見を聞き、課題を明確にする
従業員にとって、オフィスは一日の大半を過ごす場所です。そのため、オフィスレイアウト変更は、従業員の働き方や満足度に直接影響します。従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、現状のオフィスレイアウトにおける課題や要望を把握しましょう。その中から、業務に大きく影響している課題を整理し改善することで、より効果的なオフィスレイアウト変更を実現できます。
例えば、「現在のレイアウトでは、他の部署との連携が取りにくい」「集中できるスペースが少ない」「収納スペースが足りない」といった意見が出てくるかもしれません。これらの意見を参考に、会社の方針や事業目標と照らし合わせながら優先順位をつけて改善策を検討することが重要です。
業務内容や働き方を考慮する
オフィスレイアウトは、企業の業務内容や働き方に合わせて設計する必要があります。例えば、営業部門のように活発なコミュニケーションが必要な部門には、オープンなレイアウトが適しています。一方、開発部門のように集中作業が多い部門には、プライバシーを確保できるレイアウトが適しています。また、リモートワークを導入している企業では、オンライン会議用のスペースや、集中作業用のブースなどを設ける必要があります。
さらに、最近ではABW（Activity Based Working）という、その日の業務内容や気分などに合わせて働く場所を自由に選べる働き方も注目されています。このような多様な働き方に対応するためには、固定席を減らし、フリーアドレスやカフェスペース、集中ブースなどを設置するなど、柔軟なオフィスレイアウトやゾーニングが求められます。
動線とスペース効率を考慮する
オフィスレイアウト変更において、動線とスペース効率は重要な要素です。従業員の移動距離を最小限に抑え、スムーズな動線を確保することで、業務効率を向上させることができます。 一方で、あえて最短ルートを徹底せず、導線の工夫で普段関わらないメンバーとの交流接点を意図的に増やすという考え方もあります。例えば、よく利用する設備や共有スペースを中央に配置したり、部署間の移動が多い場合は、それらの部署を近くに配置するなどの工夫が有効です。また、会議室だった場所をオープンミーティングや複数のチームが使えるスペースに変更したり、紙資料を電子化し収納スペースを削減するなど、無駄なスペースを削減し、限られたスペースを有効活用することで、コスト削減にもつながります。
安全性とセキュリティを確保する
オフィスレイアウト変更において、安全性とセキュリティは最優先事項です。避難経路を確保し、防災設備を適切に配置することで、万が一の災害時にも従業員の安全を確保できます。また、個人情報や機密情報を扱う企業では、セキュリティ対策を徹底する必要があります。例えば、セキュリティエリアを設け、部外者の立ち入りを制限したり、セキュリティゲートや監視カメラを設置するなど、必要なセキュリティレベルに合わせて検討しましょう。個人情報を扱う部門は、他の部門からパソコンの画面が見えない場所に配置するなどの配慮をしておきましょう。
将来の変化に対応できる柔軟性を確保する
オフィスレイアウト変更は、一度行うと変更が難しい場合もあるため、将来の変化に対応できる柔軟性を確保することが重要です。例えば、従業員数の増減や、働き方の変化に対応できるよう、フリーアドレス対応のデスクや可動式のパーテーション、レイアウト変更の際に移動が容易な家具などを導入すると良いでしょう。また、将来的な拡張性を考慮し、必要に応じてスペースを拡張できるようなゾーニングも重要です。
専門家の意見を参考にする
オフィスレイアウト変更は、専門的な知識や経験が必要となる場合があります。そのため、オフィスデザイン会社やインテリアコーディネーターなどの専門家に相談することで、より効果的なレイアウト変更を実現できます。専門家は、企業のニーズや課題を的確に把握し、最適なレイアウトを提案してくれます。また、最新のオフィスレイアウト事例・実績をもとに、トレンドのデザインや技術を取り入れた提案も期待できます。
生産性向上につながったオフィスレイアウト事例
オフィスレイアウト変更は、単に見た目を変えるだけでなく、従業員の働き方や生産性に直接影響を与える重要な施策です。ここでは、実際にオフィスレイアウト変更によって生産性向上を実現した企業のオフィスレイアウト事例をご紹介します。このオフィスレイアウトの事例から、自社のオフィスレイアウトを見直すヒントを探してみてください。
オフィスレイアウト事例-その①：巨大ワンフロアを導線ごとリニューアルし、チームの垣根を超えたコミュニケーション促進に
個性的なコの字型をした500坪超の巨大なワンフロアを、部署やチームを跨いだコミュニケーションや生産性を高めるため、斜めに配置した壁や用途の異なる家具などを使いながらゾーニングを行い、多様な目的やスタイルに合わせて働く場所を選べるオフィスに。また、個人ロッカーの位置をあえて1箇所に集中させて、メンバー同士のコミュニケーションを誘発する導線もデザインしました。
オフィスレイアウト事例-その②：造作の本棚を間仕切りとして使用しながら、モチベーションアップやアイデア創出のきっかけに
商材である書籍を収納する本棚を、これまでは壁際やフロアの隅に設置していたが、オフィスのリニューアルに際し、執務スペースと接客スペースの間仕切りとしても機能する巨大な本棚をオリジナルで製作しフロアの中央に配置。オフィスのどこにいても書籍が視界に入るので、メンバーのモチベーションを高めたり、事業アイデアやプランを創出するきっかけの場としても機能を果たすようんになりました。執務スペースはコンパクトながら、フリーアドレス席の他にハイテーブルやファミレス席があり、業務の用途や目的などによって席が選べるフレキシブルな空間となりました。
まとめ
この記事では、生産性を高めるオフィスレイアウトの重要性について解説しました。レイアウトの種類や変更ポイントを押さえることで、コミュニケーションの活性化、業務効率の向上、そして従業員の満足度アップに繋がります。働き方や企業文化に合わせた最適なレイアウトを選ぶことが、生産性向上への第一歩です。ぜひ今回の内容や紹介したオフィスレイアウト事例を参考に、自社のオフィスレイアウトを見直してみましょう。
監修
木幡 大地
株式会社ヒトカラメディア / 企画営業部 事業部長
大学卒業後、3社を経てヒトカラメディアへ入社。10年以上、一貫してオフィスビルの賃貸仲介業に従事。現在は株式会社ヒトカラメディアの企画営業部事業部長として、スタートアップから大企業まで、さまざまな企業のオフィス移転の支援を行う。その知識量と経験、都心部のビル事情をほぼ把握していることから業界内では”ビルマニア”として知られ、独自のリサーチからはじき出された『オフィス坪単価マップ』は毎年注目を集めている。『日本経済新聞』『東洋経済』『ITmedia』『NHK WORLD-JAPAN』等、多数の取材実績あり。
執筆者
スイッチオフィス編集部
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