昨今のオフィス物件市場は、働き方の多様化に伴い、需要と供給のバランスが急激に変動しています。今回は、そんな現状においても自社に最適なオフィス物件を入手するポイントや、探す際のコツについて解説していきます。
目次
近年のオフィス物件市場動向と注意点
近年のオフィス物件市場は、リモートワークの普及に伴い、需要と供給のバランスが変動しています。企業は効率的で柔軟なオフィス環境を求め、物件探しの基準も多様化し、特に都心部の大型オフィスから、郊外や地方の小規模なオフィスへの移転が進んでいます。
例えば、リモートワークを積極的に導入しているIT企業では、都心の高額な大型オフィスを解約し、郊外のコストパフォーマンスの良い小規模なオフィスに移転するケースが増えています。また、地方のコワーキングスペースを利用する企業も増加しており、従業員の通勤負担軽減やワークライフバランスの向上が図られています。
こういった変化に伴い、企業はオフィス物件を選ぶ際に立地やコスト、柔軟性など多くの要素を考慮する必要があります。例えば、周辺に飲食店やコンビニがあるか、駅からのアクセスが良いか、契約条件にフリーレント期間が含まれているかなど、詳細な確認が不可欠です。
オフィス物件の種類
オフィス物件には様々な種類があり、企業は自社のニーズや今後の事業展開を見据え、最適なオフィス物件を選ぶことが重要です。物件探しの際にはそれぞれの特徴をよく理解し、慎重に選定を進めましょう。
通常の賃貸オフィス
通常の賃貸オフィスは、内装が施されていない状態で引き渡される物件です。企業は自由にレイアウトやデザインを決めることができますが、その分内装工事などの初期費用がかかります。また、工事期間が必要なため、すぐに利用を開始できない点にも注意が必要です。
居抜きオフィス
居抜きオフィスは、前の入居者が使用していた内装や設備をそのまま引き継ぐオフィス物件です。内装工事に関わる初期費用を抑えられる反面、自社のニーズに完全に合致しない場合もあるため、事前に内覧や確認をして慎重に進めることが重要です。
セットアップオフィス
セットアップオフィスはビルオーナー側であらかじめ内装デザインや工事を施したオフィス物件です。設備が揃っていて移転スケジュールを短縮できるため、移転後すぐに業務を開始したい企業に適していますが、カスタマイズ性に欠ける点もありますので注意しましょう。
フレキシブルオフィス
フレキシブルオフィスは、コワーキングスペースやシェアオフィスのように、必要な分だけスペースを利用できる物件です。契約期間が柔軟で、急な増員や減員に対応しやすいため、スタートアップ企業やプロジェクト単位での利用に適しています。
オフィス物件の探し方：基本的な流れ
物件選びは企業の今後の成長や働き方に大きな影響を与えるため、慎重に判断し、進めることが重要です。物件探しの流れを理解して、理想的でスムーズなオフィス物件探しを実現しましょう。
オフィス物件探しのステップを理解しよう
オフィス物件の探し方においては、事前の要件定義をはじめ、計画的に進めることが成功の鍵です。オフィス物件の探し方は、主に以下のようなステップに沿って進められます。
ステップ | 詳細 | |
1 | 要件定義 | 物件探しの目的、必要な面積、立地・エリア、予算計画について定義する |
2 | 不動産会社への連絡 | 不動産会社に連絡を取り、「１」で定義した要件を伝える |
3 | オフィス物件の内覧 | 選定した物件を実際に訪問し、内覧する |
4 | 申し込み・契約の手続き | 内覧後に申し込みを行い、契約手続きを進める |
オフィス物件の探し方：ステップ別のポイント
オフィス物件探しにおける各ステップにはいくつか押さえるべきポイントがあります。ポイントを押さえ計画的に物件探しを進めることで、自社に最適なオフィスを見つけることができます。
１．要件定義
オフィス物件を探し始める前に、以下のポイントに沿って要件を明確に定義することが重要です。
オフィス物件探しの目的を明確にする
オフィスを探す目的を明確にすることが最初のステップです。新規開設、移転、拡張、縮小など、目的によって探す際の条件が異なるため、具体的な目標を設定しましょう。例えば新規開設を目的とする場合、スタートアップ企業ならではの初期コストを抑えた小規模オフィスや、将来的な成長を見越したフレキシブルなレイアウトの物件が理想的です。一方で移転を目的とする場合、現オフィスの課題を解決するための立地条件や、社員の通勤負担を軽減するアクセスの良さを重視します。このように、目的次第でオフィス物件の探し方は大きく変わってきます。
必要な面積の確認
次に、オフィスに必要な面積を確認します。従業員数や将来的な増員計画を考慮し、適切な広さを見積もることが大切です。例えば、現在の従業員数が20人で、今後１年間で30%の増員を見込んでいる場合、最低でも26人分のデスクスペースが必要となります。加えて、会議室や休憩エリア、収納スペースなどの共用エリアも考慮する必要があります。具体例として、1人当たりに必要なスペースを約2坪とすると、26人分で52坪が必要です。さらに、会議室（約6坪）、休憩エリア（約5坪）、収納スペース（約3坪）などを加えると、合計で約66坪のオフィスが必要となります。こうした具体的な数値を基に見積もることで、将来的な成長に対応できるオフィスを見つけることができます。
立地・エリアの選定
立地やエリアの選定も重要なポイントです。交通アクセスの良さや周辺環境、取引先へのアクセスなど、さまざまな要因を考慮して最適なエリアを選びましょう。例えば、クライアントとの打ち合わせが頻繁に行われる企業の場合、主要駅の近くや交通ハブに近いエリアが理想的です。具体的には、東京の丸の内や日本橋、渋谷駅周辺などが該当します。
また、従業員の通勤の利便性も考慮することが重要です。例えば、多くの従業員が郊外に住んでいる場合、都心からのアクセスが良い新宿や品川といったエリアが適しています。さらに、周辺に飲食店や銀行、コンビニエンスストアなどの生活利便施設が充実しているエリアも、働きやすい環境を提供するために重要です。このように、交通アクセスや周辺環境、取引先との距離など具体的な要素を基に立地やエリアを選定することで、ビジネスの効率を高めることができます。
予算計画立て
最後に、予算計画を立てます。家賃だけでなく、初期費用やランニングコストも含めた総予算を設定し、無理のない範囲で計画を立てることが重要です。例えば、広さが20坪で家賃が月額50万円のオフィスを検討している場合、初期費用として敷金や礼金、仲介手数料などで約200万円が必要となることがあります。また、オフィスの内装工事費用としてさらに300万円（坪15万円）を見積もると、初期費用だけで合計550万円が必要です。
さらに、ランニングコストには毎月の光熱費、インターネット料金、清掃費などが含まれます。例えば、月額光熱費が5万円、インターネット料金が2万円、清掃費が3万円かかる場合、合計で毎月10万円のランニングコストがかかります。これらの費用を加味して年間の総予算を立てることで、経営に無理のないオフィス選びが可能となります。このように、具体的な費用を詳細に見積もり総予算を設定することが、安定したオフィス運営のために欠かせません。
２．不動産会社への連絡
要件が明確になったら、不動産会社に連絡を取りましょう。専門家のアドバイスを受けながら、希望に合った物件を紹介してもらうことができます。例えば将来的な拡張を見据えたオフィスを探している場合、専門の不動産会社はその要件に基づき、拡張を見据えた適切な広さや設備が整った物件を提案してくれます。また、予算や立地条件、契約期間なども詳細に相談しながら決めることができます。
信頼できる不動産会社を選ぶことも重要です。信頼できる不動産会社の探し方として、過去に利用したことがある企業の推薦を受けたり、オンラインでのレビューや評価を参考にしたりする方法があります。また、複数の不動産会社に連絡を取り、対応の早さや提案内容を比較することで、最適なパートナーを見つけることができます。
３．オフィス物件の内覧
次に、紹介されたオフィス物件を内覧します。実際に現地を訪れ、物件の状態や周辺環境を確認することが重要です。まず、物件の内部状態を詳しくチェックします。具体的には、壁や床の傷み、空調設備の稼働状況、トイレやキッチンの清潔さなどを確認します。
また、オフィススペースのレイアウトが業務効率に適しているか、設備が十分に整っているかを確認します。例えば、電源コンセントの位置やインターネット接続の状況、自然光の入り具合など、細かい点も見逃さないようにしましょう。
周辺環境の確認も欠かせません。周辺にランチや買い物に便利な施設があるか、交通アクセスが良好かどうかは、従業員の満足度や顧客の利便性向上の観点においても重要です。最寄り駅からの距離や、近隣にあるカフェやレストランの種類、駐車場の有無を確認しておきましょう。信頼性・安全性を保つ意味でも、建物のセキュリティシステムや防災設備の確認も忘れずに行いましょう。不明点があればその場で担当者に質問し、後で問題が発生しないようにしましょう。
４．申し込み・契約の手続き
内覧後に希望する物件が見つかったら、申し込みと契約の手続きを行います。契約書の内容をしっかり確認し、納得のいく条件で契約を締結することが大切です。また、契約後の引っ越し準備や内装工事などのスケジュールも計画的に進めましょう。
オフィス物件の探し方：契約に向けた交渉のコツ
オフィス物件の探し方で最も重要なのは、契約に向けた交渉です。ポイントを押さえてオフィス物件の契約交渉を進めることで、自社にとって理想的な条件を引き出しやすくなります。交渉の際には事前準備をしっかり行い、自信を持って交渉に臨みましょう
オフィスの改善点を指摘する
オフィス物件の内覧時に気づいた改善点を指摘することは、交渉を有利に進めるための重要な手段です。例えば、老朽化した設備やメンテナンスが必要な箇所があれば、これを契約前に改善してもらうよう交渉しましょう。このような指摘は、家賃の減額やその他の条件緩和を引き出す材料にもなります。
フリーレント期間の交渉
フリーレント期間の交渉も重要なポイントです。フリーレント期間とは、契約開始から一定期間、家賃が無料になる期間のことです。この期間を交渉で延ばすことで、初期コストを大幅に削減できます。特に新規開設や移転直後は出費が多いため、フリーレント期間を有効に活用しましょう。
共益費や管理費の確認
オフィス物件の契約において、共益費や管理費の確認は欠かせません。これらの費用は月々のランニングコストに直結するため、詳細を明確にすることが重要です。交渉の際には、これらの費用の内訳を確認し、不透明な点があれば明確にするように求めましょう。また、可能であればこれらの費用の削減を交渉することも考慮します。
リノベーションの費用分担
オフィス物件を借りる際にリノベーションが必要な場合、その費用分担についても交渉が必要です。物件のオーナーが一部または全額を負担してくれる場合もありますので、詳細な見積もりを提出し、どの部分を負担してもらえるかを明確にしましょう。この交渉によって、初期投資を大幅に抑えることができます。
競合物件の情報活用
最後に、競合物件の情報を活用することも効果的な交渉手段です。似た条件の他の物件と比較し家賃や条件が優れている点を提示することで、オーナーに対して有利な条件を引き出すことができます。事前に市場調査を行い競合物件の情報を交渉材料として活用することが、交渉をうまく進めるポイントとなります。
まとめ
オフィス物件の探し方においては、事前の要件定義から始まり、不動産会社の選定、内覧、そして申し込み・契約の手続きまで、各ステップにおけるポイントを押さえて計画的に進めることが重要です。また、契約に向けた交渉段階においても、ポイントを押さえて交渉を進めることで、自社にとって有利な条件を引き出すことができます。
本記事でも紹介したポイントを押さえながら、企業の成長につながる理想のオフィス物件を見つけましょう。
監修
木幡 大地
株式会社ヒトカラメディア / 企画営業部 事業部長
大学卒業後、3社を経てヒトカラメディアへ入社。10年以上、一貫してオフィスビルの賃貸仲介業に従事。現在は株式会社ヒトカラメディアの企画営業部事業部長として、スタートアップから大企業まで、さまざまな企業のオフィス移転の支援を行う。その知識量と経験、都心部のビル事情をほぼ把握していることから業界内では”ビルマニア”として知られ、独自のリサーチからはじき出された『オフィス坪単価マップ』は毎年注目を集めている。『日本経済新聞』『東洋経済』『ITmedia』『NHK WORLD-JAPAN』等、多数の取材実績あり。
執筆者
スイッチオフィス編集部
居抜きオフィスからセットアップオフィス、コスパの高い通常オフィスまで、成長企業のためのコスパの高い物件を紹介している「スイッチオフィス」。スイッチオフィス編集部では、物件情報だけでなく、物件探しから内装デザイン、諸工事、引越しまで、オフィス探しやオフィス移転に関する様々なお役立ち情報を発信しています。
下記のフォームにご記入頂き、資料をダウンロード下さい。
資料をダウンロードされた方には、スイッチオフィスよりご連絡を差し上げる場合がございます。
