企業のオフィス移転の理由はさまざまですが、オフィス移転を企業にとっての好機とするためには、移転のメリットやデメリットを正しく把握し、移転の目的と移転完了までの計画をしっかりと立てることが必要です。この記事では実際の『スイッチオフィス』支援事例も交えながら、企業がオフィス移転を行う理由や成功のポイントについて、詳しく解説していきます。
目次
企業がオフィス移転を考える理由
企業がオフィス移転を考える際、一般的な理由としては以下のようなものがあります。
企業の成長と組織の拡大
企業成長に伴い従業員数が急増している場合、現在のオフィスではスペースが不足し、業務に支障をきたすことがあります。このようなケースでは、快適性や効率性を改善するために、従業員数に適したオフィスへの移転を検討する必要があります。
コスト削減
企業にとって、オフィスのコストは資金繰りを考えるうえでの重要な要素となります。予期せぬ賃料高騰や、働き方の変化に伴ってオフィス運営上の不要なコストが発生している場合、財務効率を改善するために、オフィスの移転を検討することがあります。
ブランディング
オフィスの立地やオフィスデザインは、企業のブランドイメージに大きく影響します。例えば、ビジネスの中心街に移転することで顧客の信頼感を高めたり、デザイン性の高いオフィスに移転することで企業の革新的なイメージを強調するなど、自社の目指すブランドイメージを構築するために、オフィス移転が検討されることもあります。
施設の老朽化や契約条件の変更
施設や設備の老朽化により、入居ビルの安全性・快適性が損なわれている場合や、契約更新時に賃料が大幅に値上げされるなどした場合、移転を検討せざるを得ない場合もあります。これらの外的要因も、オフィス移転の理由の一つになり得ます。
オフィス移転のメリットとデメリット
オフィス移転にはメリットとデメリットの両面が存在します。これらを正しく理解し、移転を計画することが重要です。
オフィス移転のメリット
オフィス移転の主なメリットは以下の通りです。
事業成長の機会につながる
オフィス移転は、スペースや機能性の不足を解消し、必要な人材の受け入れや新しい設備の導入など、事業成長に伴って必要な体制を整えることにつながります。
従業員の満足度・モチベーションの向上
オフィス移転の多くは、現オフィスの問題点を解消することが目的であるため、オフィス移転は従業員の働きやすさや快適性の向上につながり、結果として、従業員満足度やモチベーションの向上にもつながります。
コスト効率化
働き方の変化により現オフィスのスペースが余ってしまっている場合や、立地の重要性が下がっている場合などには、最適な広さや立地のオフィスに移転をすることで、賃貸コストの効率化を図ることができます。他にも、エネルギー効率の高い最新の設備を備えたオフィスに移転することで、光熱費を抑えることも考えられます。
オフィス移転のデメリット
一方で、 オフィス移転では以下のようなデメリットを把握しておく必要があります。
移転に関するコスト
オフィスの移転には契約費用・引っ越し費用以外にも、様々なコストがかかります。資金繰りが重要なフェーズの企業にとっては、このコストが事業成長上のリスクとなる場合もあります。
業務の中断期間の発生
オフィス移転に伴い、業務が一時中断される可能性があります。業務の中断期間やタイミングによって事業に悪影響をもたらすリスクもあるため、重要な業務を行う部門を優先して移転させるなど、各部門と綿密に連携した、スムーズな移転の計画が求められます。
新しい環境への適応に伴うストレス
通勤環境の変化やワークスペースの変化など、移転後の新しい環境への適応には、従業員にストレスがかかることもあります。新しい環境への不安を軽減するための従業員オリエンテーションや、移行期間を設けることも大切です。
オフィス移転成功の４つのポイント
オフィス移転を成功させるには、入念な準備・計画が不可欠です。ここでは、スムーズな移転を実現するための4つのポイントを紹介します。
移転の目的・目標の設定
まず第一に、事業拡大やコスト削減など、移転の目的・目標を明確にしましょう。目標を定めることで移転の詳細な計画がたてやすくなり、移転プロセス全体がスムーズになります。
プロジェクトチームの編成
オフィス移転は全社的なプロジェクトです。各部門の代表者を含むプロジェクトチームを編成し、外部の専門家からの意見も取り入れましょう。これにより、部門間を跨いだ多角的な視点から、従業員満足度の高い、効率的な移転計画を立てることができます。
予算の設定・管理
移転には多額の費用がかかります。計画の段階で予算を適切に設定し、予算管理と定期的な状況確認を行いましょう。予期せぬ支出に備えて、予備費も確保しておくと安心です。
従業員とのコミュニケーション
オフィス移転の理由やスケジュールなど、従業員への定期的な情報共有を行い、不安や疑問に適切に対応しましょう。オフィス移転は全社的な取り組みであるため、従業員の意見を取り入れ、理解と協力を得ることが不可欠です。
オフィス移転の成功事例
最後に、実際に『スイッチオフィス』で支援を行った企業様の移転の目的と移転後の成果について、3つの成功事例をまとめました。ぜひ自社の移転目的を定める参考にしてください。
成功事例-その①：採用強化のための初めてのオフィス移転。内装付きオフィスで素早い移転にも成功
長くサービスオフィスで働いていたところから、採用強化に伴う拡張のため、初めてオフィス移転を実施。移転から稼働までできる限り時間を短縮し、素早く業務開始をするため、内装付きオフィスに絞って物件を探しました。家具やオフィスチェアにこだわった新オフィスは狙い通り採用力強化に繋がり、順調にメンバー補強に成功。自由度の高い選択制の働き方を導入しながら、引き続きオフィス環境の整備にも注力しています。
成功事例-その②：オフィススペースの効率化とリモートワークの活性化で、本質的な“働き分け”を実現
プログラミング関連のサービスを展開する企業では、広かったが上手く使いこなせていなかったオフィスからポジティブ縮小の移転を実施し、同時に、リモートワーク時の補助やオンラインのコミュニケーションツールを拡充。新オフィスでは出社時の体験やコミュニケーションにこだわり構築することで、オフィス、リモート、メタバース、3つの本質的な“働き分け”を実現しました。
まとめ｜オフィス移転の理由・目的を明確にすることが大切
オフィス移転は、企業の成長や組織の拡大など自社の都合によるものだけでなく、外的要因も含めた様々な理由で検討されます。オフィス移転にはメリットがある一方で、デメリットも存在するため、移転の明確な目標設計と計画的なプロジェクトの進行・管理を行い、あらかじめ対策をしておくことが重要です。
『スイッチオフィス』では豊富なオフィス移転支援の経験をもとに、企業様のスムーズなオフィス移転の実現をご支援いたします。オフィス移転についてお考えの企業様は、ぜひ『スイッチオフィス』までご相談ください。
監修
木幡 大地
株式会社ヒトカラメディア / 企画営業部 事業部長
大学卒業後、3社を経てヒトカラメディアへ入社。10年以上、一貫してオフィスビルの賃貸仲介業に従事。現在は株式会社ヒトカラメディアの企画営業部事業部長として、スタートアップから大企業まで、さまざまな企業のオフィス移転の支援を行う。その知識量と経験、都心部のビル事情をほぼ把握していることから業界内では”ビルマニア”として知られ、独自のリサーチからはじき出された『オフィス坪単価マップ』は毎年注目を集めている。『日本経済新聞』『東洋経済』『ITmedia』『NHK WORLD-JAPAN』等、多数の取材実績あり。
執筆者
スイッチオフィス編集部
居抜きオフィスからセットアップオフィス、コスパの高い通常オフィスまで、成長企業のためのコスパの高い物件を紹介している「スイッチオフィス」。スイッチオフィス編集部では、物件情報だけでなく、物件探しから内装デザイン、諸工事、引越しまで、オフィス探しやオフィス移転に関する様々なお役立ち情報を発信しています。
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