オフィス移転の流れ・オフィス移転のチェックリストまずは全体の流れを把握しましょう。以下に、オフィス移転の一般的な流れを紹介します。移転計画の立案移転の目的と目標を明確にし、プロジェクトチームを組成します。予算の策定移転にかかる全てのコストを見積もり、予算を策定します。新オフィスの選定自社のニーズに合った新オフィスを探し、条件に合う物件を選定します。設計と内装工事新オフィスのレイアウトを計画し、内装工事の依頼を行います。ITと通信インフラの準備新オフィスでのITインフラと通信設備のセットアップを計画します。引越しの準備引越し業者の選定と契約を行い、移転当日のロジスティクスを計画します。引越しとセットアップ予定通りに引越しを実施し、新オフィスでの作業環境のセットアップを行います。移転完了の確認新オフィスでの作業環境が完全に機能していることを確認します。旧オフィスの原状回復契約に基づき、旧オフィスの原状回復工事を行います。移転の告知顧客や取引先、関係各所に移転の完了を告知します。移転後のフォローアップ移転後の従業員のフィードバックを収集し、問題があれば対応を行います。オフィス移転のチェックリスト移転計画の立案移転の目的と目標を明確にする移転プロジェクトチームを組成する移転のタイムラインとスケジュールを策定する予算の策定予算を策定し、承認を得る新オフィス選定新オフィスの立地とサイズを決定する複数の物件を比較検討する契約条件を交渉し、契約を締結する設計と内装工事新オフィスの内装デザインを計画する必要なオフィス家具や機器を選定・購入するITと通信インフラの準備ITインフラと通信設備の準備を計画する引越しの準備引越し業者を選定し、契約する引越しスケジュールを確定する従業員に移転計画とスケジュールを通知する引越しとセットアップ、移転完了の確認必要な梱包資材を準備するオフィス機器と文書の梱包を行う引越し当日のロジスティクスを確認する家具と機器の配置を決定し、設置するITと通信設備のセットアップを完了する必要に応じて、安全・保安設備のチェックを行う旧オフィスの原状回復原状回復の義務を確認し、工事を計画する不要な家具や機器の処分を計画する移転の告知新オフィスの住所変更を関連機関に通知する名刺や文書類の住所を更新する移転の完了を顧客や取引先に告知する移転後のフォローアップ従業員からのフィードバックを収集する移転プロジェクトのレビューを行う必要に応じて、環境や設備の改善を行うオフィス移転チェックリスト：6ヶ月前までにやること移転を検討し始めてから6ヶ月前までの期間は、基盤となる重要な決定が必要とされる時です。この初期段階では、企業の将来ビジョンと成長戦略を反映させたオフィス選定を目指し、ニーズの特定、予算の設定、市場調査など、緻密な準備作業が求められます。この時期に正確な方向性を定め、慎重に計画を進めることで、スムーズな移転と、ビジネスの連続性を保ちながらの移行が可能になります。移転計画の立案オフィス移転の構想が立ち上がったら、具体的な計画を立てていきます。移転のタイミングはいつがベストなのか？移転に伴う予算は？移転プロジェクトを担う人材は？等、移転に伴う計画は多岐にわたりますが、移転によって実現したいことや新しいオフィスで叶えたい働き方など、移転によって実現したい目的をこの段階で明確化しておくことも一方で大切です。要件定義からスケジュールや予算管理までを担う、オフィス移転専門のプロジェクトマネージャーの手を借りるという選択肢もあります。新オフィスの選定新オフィスの選定プロセスは、企業の将来像と直接結びつく重要なステップです。この過程を通じて、組織のビジョンと戦略に合致した場所を見つけ出すことができます。以下のポイントを考慮に入れながら、企業のアイデンティティと従業員の幸福を最大化するオフィス空間を選択することが重要です。ニーズの特定従業員の就業スタイルや必要とするスペースを把握し、物件選定のための要件を整理しましょう。立地に関しては、交通の利便性や周辺環境だけでなく、重要な顧客やパートナーとのアクセシビリティも踏まえることが大切です。予算の設定移転全体のコストを見積もり、賃料の他に内装工事、インフラ整備、引越し費用などの初期コストも総合的に予算計画に組み入れます。物件選定広範な物件情報の収集と不動産会社との連携を通して、希望に合ったオフィススペースを探します。物件の内見と評価実際にオフィスを訪問し、スペースや設備が要件に合致しているかを詳細に確認します。契約条件の交渉賃料、契約期間、内装工事の条件、原状回復義務など、契約の詳細について確認。必要に応じて交渉をします。最終決定すべての要素を再度検討し、自社のニーズと将来の成長に最も適したオフィスを選定します。現オフィスの解約手続き現オフィスの解約手続きは、オフィス移転プロジェクトの重要な工程です。スムーズな解約と移転のためには、以下のステップを慎重に実行する必要があります。契約書の確認まず、契約書に記載されている解約通知を提出する期限を確認します。通常、数ヶ月前に通知が必要です。解約通知の提出解約通知は契約書に記載された方法で正式に提出します。書面での通知が一般的です。原状回復の準備オフィスの退去時には原状回復が求められるので、その具体的な要件を確認しましょう。複数の業者から原状回復工事の見積もりを取り、準備を進めます。残存物の処理オフィス内の不要な備品や家具は、処分または移転先への搬出を計画します。インフラの解約手続き電気、水道、ガス、インターネットなどのサービス契約の解約手続きを行います。解約日を契約終了日または移転日に合わせて調整しましょう。最終確認原状回復工事の完了後、不動産管理会社や大家と共に最終確認を行い、問題がないことを確認します。敷金の返還契約条件に従い、敷金の返還を受けます。オフィス移転チェックリスト：6〜2ヶ月前までにやることオフィス移転は、移転の2ヶ月前になると計画段階から実行に移る重要なフェーズへ移行。新オフィスでの業務がスムーズに進むための基盤を作る準備が加速します。この段階での慎重な計画と実行は、移転後のオフィス運営の効率性や快適性を大きく左右するため、細心の注意を払って進める必要があります。各業者の選定オフィス移転には多岐にわたる作業が含まれ、それぞれ異なる専門性を持った業者のサポートが必要になります。以下は、オフィス移転に伴って協力が必要となる主な業者です。適切な業者選定と管理により、スムーズで効率的なオフィス移転を実現しましょう。内装工事業者ICT（情報通信技術）サービス業者引越し業者セキュリティシステム業者オフィス家具・機器販売業者清掃業者法律顧問または契約専門家廃棄物処理業者レイアウト・空間プランニング新オフィスの構築においてレイアウト・空間プランニングは不可欠な要素であり、適切に計画されたオフィスは、作業フローをスムーズにし、チーム間のコミュニケーションを促進し、作業効率を向上させます。また、オフィスデザインは企業のブランドイメージを伝える機会でもあります。企業文化や価値観を反映した空間デザインはポジティブな印象を与えます。オフィスのレイアウトを決める業務の性質を考慮し、作業内容に応じてオープンスペース、個室オフィス、またはハイブリッド型のレイアウトを選択します。コラボレーションを重視する場合には、オープンスペースや共有エリアを設けることが有益ですが、事業の成長や変化に柔軟に対応できるよう、拡張性や再配置のしやすさも重要な要素です。オフィスのデザインは企業の文化やブランドアイデンティティを体現する機会でもあります。色使い、アートワーク、デザイン要素を活用し、ポジティブな職場環境を作り出すことで、企業の価値観を反映させることができます。家具・什器・OA機器などについて検討するオフィスの家具、什器、OA機器などの物品選定は、効率的で快適な職場環境を構築する上で欠かせないプロセスです。これらの物品を選ぶ際には、使用目的に適した機能性、従業員の快適性と健康を支援する設計、長期間にわたる耐久性、予算内でのコスト効率、そして企業のブランドイメージや文化を反映するデザインが重要な考慮事項となります。エコフレンドリーな製品の選択も含め、従業員の作業効率と満足度を最大値化できるよう検討しましょう。ICT・セキュリティなどのシステムについて検討するICTとセキュリティシステムの検討は、現代のオフィス運営にとって不可欠なプロセスです。これらのシステムを適切に計画し導入することで、企業の運用効率を向上させ、情報の安全を確保し、従業員の安全を守ることができます。一方、セキュリティシステムでは、入退室管理システムや監視カメラの設置、セキュリティガードの配置などによる物理的セキュリティの強化、ファイアウォールやアンチウイルスソフトウェア、データ暗号化によるサイバーセキュリティの確保が求められます。また、従業員がデータを安全に取り扱うためのポリシーの策定やセキュリティ研修の実施、重要データのバックアップや災害発生時の迅速な復旧計画の準備も不可欠です。ICTとセキュリティシステムを適切に検討し導入することは、企業の情報資産の保護、業務の効率化、コミュニケーションの向上、従業員の安全確保に直結するものと捉え、慎重かつ正確に行いましょう。オフィス移転チェックリスト：2ヶ月前〜当日までにやることオフィス移転も最終段階です。移転の2ヶ月前から当日にかけては、移転の成功を左右する重要なタスクが目白押しで、細かく計画されたアクションが必要となります。工事業者への発注・着工新オフィスの構築に伴う工事の手配と着工は、新しい空間を機能的かつ快適にするための重要なプロセスです。この段階では、まず移転先のオフィスの内装や設備に関するニーズを明確にし、それに基づいて内装工事業者や設備工事業者を選定します。工事は、移転スケジュールに影響を与えないよう、計画通りに進めることが重要であり、定期的な進捗確認とコミュニケーションを保つことで、スムーズな移転を実現できます。取引先への連絡オフィス移転に際しては、取引先への事前連絡も不可欠です。移転が決定次第、移転の予定日と新しいオフィスの住所を含む正式な通知を行います。必要に応じて移転に至った背景や目的についての簡単な説明、そして移転が取引に与える影響が最小限である旨も記載します。住所変更手続きオフィス移転に伴う住所変更手続きは、移転前から計画的に実行する必要があります。公共機関や金融機関、サービス提供者への通知のほか、郵便局に転居届を提出し、法人登記の変更を法務局に申請する必要もあります。また、銀行や保険会社、電話会社など、日常業務でやり取りがある企業へも変更を通知します。社内への通知・社員で行う作業社内への通知と社員が行う作業の計画も早めに行いましょう。移転日程、新オフィスの情報、移転に伴う各自の役割や責任を明確にし、個人のデスク周りの整理整頓や、不要な書類の処分、個人財産の管理など、社員自身による準備作業を促します。移転前に提出する書類移転前には、さまざまな書類の提出が必要になります。新旧オフィスの不動産関係の契約解除や新規契約の書類、保険契約の変更や更新に関する書類などです。また、特定の業種においては、業務を行う上で必要な許可やライセンスの住所変更手続きも必要になる場合があります。これらの書類提出は、移転の準備過程で計画的に進める必要があり、移転日よりも十分に前に行うことが望ましいです。移転当日の作業確認・立ち合い移転当日の作業確認・立ち合いは、オフィス移転がスムーズに進行するための重要なプロセスです。この日は、担当者が移転業者の作業を監督し、搬出・搬入の各工程が計画通りに進んでいるかを確認します。また、特に重要な機材や書類の取り扱いに注意し、安全に輸送されるように立ち合います。オフィス移転チェックリスト：翌日～1か月以内にやることオフィス移転後の翌日から1か月以内は、新しいオフィスでの業務がスムーズに進むようにするための重要な期間です。この時期には、移転に伴う後処理や、未完了の手続きを迅速に行う必要があります。これらの作業を通じて、オフィス移転後の業務運営が円滑に行われる基盤を整え、新しいオフィスでの新たなスタートを確実なものにします。原状回復工事の完了・引き渡しオフィス移転時の旧オフィスにおける原状回復工事の完了と引き渡しは、賃貸契約の終了に伴う重要なプロセスです。工事が完了した後は、物件の所有者や管理会社の立ち会いのもとで、最終的な確認が行われます。工事の質や完了状態をチェックし、問題がなければ引き渡しを完了します。正式な引き渡し後、敷金の返還に関する手続きが進められ、すべての契約関係が清算されます。口座・クレジットカード情報の変更オフィス移転に伴う口座やクレジットカード情報の変更は、重要な事務手続きの一つです。適切に情報更新を行うことで、重要な文書の未配達や金融トランザクションの遅延を防ぐことができます。各機関への届け出移転の当日までに済ませている変更手続きもあるかと思いますが、必要である届け出が全て完了しているか、丁寧に確認しましょう。税務署、社会保険事務所、商業登記所などの公的機関、サービスプロバイダー、取引先、顧客への連絡も重要です。適切な手続きを行わないと、税務上の問題や社会保険の不整合、業務の遅延につながる可能性があります。オフィス移転チェックリスト：移転に必要な官公庁各種手続き官公庁への各種手続きも全て完了していますか？官公庁への手続きは、法的な義務を果たし、企業運営の正常な継続を保証するだけでなく、従業員の保険や給与などの管理に関わる重要な作業です。以下の届け出が適切に完了しているかチェックしましょう。[ 手続き内容 ][ 届出先 ][ 期限 ]転居届郵便局移転後速やかに移転登記法務局（登記所）移転当日〜2週間以内納税地の異動届出書税務署移転後速やかに給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書税務署移転当日〜1ヶ月以内健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更（訂正）届協会けんぽは「年金事務所」のみ。健保組合は上記プラス組合にも提出移転後5日以内労働保険名称・所在地等変更届社会保険事務所移転当日〜5日以内雇用保険事業主事業所各種変更届ハローワーク移転後10日以内まとめオフィス移転は組織にとって大きな変化ですが、段階的な計画と適切な準備によってスムーズに進めることができます。本記事で紹介してきたオフィス移転チェックリストは、事務所移転や会社移転の際にやることをまとめた包括的なガイドです。移転要件の特定から始まり、予算の設定、物件の選定、そして移転当日の手続きまで、一連のステップを網羅しています。各ステップをオフィス移転チェックリストに基づき確実に実行することで、従業員の満足度を高め、ビジネスの持続可能な成長に繋がるオフィス移転を実現できるでしょう。関連記事：【完全版】オフィス移転チェックリスト！事務所移転や会社移転でやることを時系列順に解説関連記事：事務所移転時に必要な各種手続き完全マニュアル！移転の流れに沿って徹底解説