移転担当者が知っておくべきオフィス移転の基本

初めて移転担当者になった人と接すると「いやぁ、急に『オフィス移転するから担当して!あとよろしく!』って経営陣から飛んできたんですよねぇ」なんて話をよく耳にします。オフィス移転の機会ってそう頻繁にはありませんし、前に移転したのも数年前だから社内にもなかなかノウハウは残っておらず、でも誰かが主担当として進めていかなければなりません。そこで今回は、初めて移転担当者になってしまった、もしくはこれからなるだろうな! と思っている方に向けて、オフィス移転の流れを中心とした、キホンの「キ」を紹介していけたらと思います。

まず何を考える?オフィス移転のスタート

どんなオフィスを探せばよいのか、そのための情報共有も十分になされない場合もあるでしょう。そこでまず経営陣にしっかり聞くこと。確認すべきは、この6つです。

  • 移転理由(なぜオフィス移転をしようと思ったのか)
  • 予算(月額賃料・初期費用)
  • 移転先の想定エリア
  • 広さ(いつまでに何人分の席が必要な想定なのか)
  • 移転時期
  • その他希望条件

どの要望も「なぜなのか」、なぜそう考えるのかの理由をしっかり押さえておいてください。Mustなのか、Wantなのか、場合によっては他の方法でまかなえる条件かもしれません。まずはしっかりと要件を押さえましょう。

オフィス移転専門の仲介会社を見つける

ここはまた別途の記事で触れていこうと思いますが、移転のパートナー選定はかなり重要な部分です。選ぶべき上できちんと見ておきたい要素は下記のとおり。感覚的に判断する部分も多いですが、重要なポイントです。

  • 自社の事業内容や特性を理解してくれようとしている
  • 会話の中でいい方向に導いてくれてる可能性を感じる
  • 賃貸オフィスに関わる相場情報に詳しい

また、同時に複数社とやり取りして提案を受けることもできますが、やり取りする手間も増えるので、信頼できる会社に絞り込んだほうがよいでしょう。

まずは提案を受けてみる、「打ち合わせ」

仲介会社と連絡を取り合う中で、具体的な条件を伝えると、いろいろな物件を提案してくれます。物件紹介サイトなどから「このオフィスを内見してみたい!」と問い合わせてそのまま内見ということもありますが、まずはきちんと打ち合わせすることをおすすめします。良いオフィス仲介の担当者であれば、貴社の事情を把握した上で、最適な提案、また思ってもみなかったけど「そうだね!」「これいいじゃん!」と思える導き方をしてくれるものです。

実際にオフィスをみてみよう、「内見」

そして「合うな」と思うものがあれば内見を希望してみてください。「本当にこの坪数でいいのか」という感覚を作るためにも必要です。すぐ内見できるオフィスもありますが、管理会社やオーナーの立会いで内覧するものが多く、まだ入居中の企業がいる場合は、時間調整が必要となります。

複数内見した中から、「具体的に検討できるオフィスだな!」という物件は、実際に経営陣などの決裁者に内覧してもらいましょう。経営陣は忙しいはずなので、早め早めに段取りを整えておくことが重要です。

この物件に決めたい!という意思表示、「申込み」

具体的に「ここに決めたいな!」というオフィスが出てきたら、ここでようやくその意思表示を書面(申込書)で行います。この時点で、自社が入居のために必要な希望条件をきちんと申込書に記載していきます。例えば家賃、敷金の交渉、使い方の交渉など。後々になって交渉するとオーナーや管理会社からの心象が悪くなるケースもあります。また申込書の提出に関する受付は「申込順」になったりするケースも多く、タイミングを逃すと、気に入ったオフィスを他社に取られてしまうこともあるのでご注意を。

また、申込書を提出したからすぐに入居できます、というわけではありません。申込みのあとは、オーナーや管理会社から「入居していいよ!」という判断を得る「審査」へのステップに進みます。

どう進める?「審査」

申込みのタイミングで提出するものは、申込書だけではありません。「会社概要」「会社の登記簿謄本(の写し)」「決算書○期分」をはじめとして、場合によっては別書類を求められる、もしくは提出したほうがいいケースもあります。創業間もない企業や、赤字からスタートすることが多いスタートアップ企業は、入居・審査に際してはどうしてもオーナーから見ると心配されがちで、審査に落とされることがある点は事実です。オーナーによっては企業をみるポイントが変わってくるため、どんな書類を提出すべきかは仲介会社と相談しながら進めましょう。

また審査にどれくらいの期間がかかるのかしっかり把握しておきましょう。オーナーによっては、1日で回答が出てくる場合もあれば、2週間以上かかる場合もあります。経営陣に状況を伝える頻度も多くなるフェーズであるため、期間の把握は大事です。

調整はまだまだ続く、「契約書の確認」

審査が終わると、実際の賃貸借契約書の案文や初期費用の清算書が送られてくるのですが、すぐ初期費用のお金を振り込んではダメ。

賃貸オフィスについてはオーナーや管理会社の特性によりビルごとに契約内容が大きく違うことも多くあります。例えば、契約解除に伴う違約金の額、損害賠償の有無など。この点をきっちり精査するため、契約書の確認は必須です。その上で、修正要望が必要だと自社として判断した場合には、要望を出します。その要望提出と交渉が終わって初めて初期費用の振込にたどり着きます。

ビルの選定はやっと終了!「契約書の押印」

契約金の入金・契約書の押印に進む場面です。ここまで終わればやっとゴールが見えてきます。契約時に必要な書類があるので、その準備をして、契約押印にたどり着きます。会社や連帯保証人の印鑑(実印)が必要になるので手配を忘れずに。決裁者が立ち会うことが多いです。

そして、初期費用(契約金)の入金・契約を行って、ようやくオフィス探しは終了です。

ここまでがビルを選定するための大まかな流れとなります。ビルが決まるであろうという段階からは「内装をどのようにしていくか」というお話も変更していきます。またこの内装がとても大変。「レイアウトどうする?!」「運用どうする!?」「電気配線や電話回線どうする?!」と決めなければいけないことが多いため、オフィス移転プロジェクトを内装の面から手がける企業などへの相談で工数を少なくしながら、良い内装を作っていくこともおすすめです。

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